Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Geld, um qualifizierte Bewerbungen zu erhalten. Doch genau im entscheidenden Moment, direkt nach dem Bewerbungseingang, verlieren sie Bewerbende wieder. Der Grund: Die Rückmeldung kommt zu spät. Fachkräfte erwarten heute Tempo, Klarheit und unkomplizierte Kommunikation.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit PowerUs schneller reagieren, strukturierter arbeiten und dadurch erfolgreicher einstellen.
1. Reaktionszeit < 24h – Warum Geschwindigkeit entscheidend ist
Fachkräfte, die sich bei Ihnen bewerben, sind oft nicht lange verfügbar. Viele schauen sich mehrere Stellen gleichzeitig an. Wer zuerst reagiert, gewinnt.
Kevin Kretz, Leiter Account Management bei PowerUs, bringt es im Training “(Mehr) Bewerbungen generieren - mit PowerUs” auf den Punkt: „Die besten Fachkräfte sind oft innerhalb weniger Tage vom Markt. Wenn man sich nach drei Tagen meldet, ist die Person oft schon weg.“
Dass es auch anders geht, zeigt das Beispiel von Tobias Richterich, Recruiting-Verantwortlicher bei der Intravis GmbH. Er schaut jeden Morgen direkt ins PowerUs-Profil, um keine Bewerbung zu verpassen und antwortet in der Regel noch am selben Tag.
Dieses Tempo zahlt sich aus: Die Intravis GmbH konnte ihre offenen Stellen nicht nur schneller besetzen, sondern auch gezielt die passenden Fachkräfte gewinnen. Wie genau der Prozess im Recruiting-Alltag aussieht, vom täglichen Blick ins PowerUs-Profil bis zur finalen Einstellung – zeigt die Erfolgsgeschichte der Intravis GmbH.
"Ich öffne die PowerUs Platform jeden Morgen und schau rein, welche neuen Bewerbungen reingekommen sind. Ich möchte schnell reagieren - und das geht hier ganz einfach."
- Tom Richterich, Leitung Recruiting INTRAVIS
Eine schnelle Rückmeldung zeigt Wertschätzung und Professionalität. Unsere Daten zeigen: Unternehmen mit kurzer Reaktionszeit führen mehr Gespräche und besetzen ihre Stellen deutlich schneller. Gerade im Wettbewerb um handwerkliche Fachkräfte ist Reaktionszeit ein echter Erfolgsfaktor.
PowerUs-Tipp:
Nutzen Sie unsere sofortigen Benachrichtigungen bei neuen Bewerbungen – per E-Mail und direkt in der mobilen App. So verpassen Sie keine Chance und sichern sich die besten Fachkräfte, bevor es andere tun.
2. Mobile Kommunikation – Bewerbende erwarten Tempo und Einfachheit
Die Bewerbung ist nun da, Sie befinden sich noch im entscheidenden 24-Stunden-Zeitfenster. Wie nehmen Sie jetzt am besten Kontakt auf?
Viele Fachkräfte bewerben sich vom Smartphone aus - zwischendurch oder unterwegs. Und genau das erwarten sie auch auf Arbeitgeberseite: eine schnelle und unkomplizierte Rückmeldung. Wie Kevin Kretz im Kundentraining erklärt, kommen rund 80 Prozent der Bewerbungen auf PowerUs über das Handy. Seine Schlussfolgerung: Die Antwort sollte ebenso einfach mobil möglich sein.
Ein kurzer Anruf, eine Nachricht per WhatsApp oder direkt über PowerUs. Hauptsache, die Reaktion erfolgt zügig und persönlich. Schon ein Satz wie „Danke für deine Bewerbung! Wir melden uns heute Nachmittag mit Terminvorschlägen“ schafft Vertrauen und zeigt: Hier kümmert sich jemand.
PowerUs-Tipp:
Sie können direkt aus dem Bewerberprofil Kontakt aufnehmen. Alle Kontaktdaten sind klar strukturiert hinterlegt und auch mobil jederzeit abrufbar. So gelingt der erste Schritt in wenigen Sekunden, ganz gleich ob Sie im Büro sitzen oder gerade unterwegs sind.
3. Verantwortlichkeiten klären – Wer meldet sich wann und wie?
Einer der häufigsten Gründe, warum Bewerbende keine oder nur verspätet eine Rückmeldung erhalten, ist erstaunlich simpel: Es ist nicht klar geregelt, wer sich wann meldet, oder die zuständige Person ist gerade im Urlaub und niemand springt ein.
Gerade in kleinen und mittelgroßen Betrieben fehlt häufig ein fester Ablauf. Mal übernimmt die Assistenz, mal ruft der Chef selbst zurück oder die Bewerbung bleibt einfach liegen. Für die Fachkraft wirkt das unstrukturiert und unprofessionell. Und während intern noch geklärt wird, wer zuständig ist, hat sich der oder die Bewerbende vielleicht schon für einen anderen Arbeitgeber entschieden.
Besser ist es, schon im Vorfeld festzulegen, wer den ersten Kontakt übernimmt, wer Terminvorschläge verschickt und wer Rückmeldungen nach dem Gespräch gibt. Das muss keine komplexe Prozessbeschreibung sein. Oft reicht ein kurzer Austausch im Team, um klare Zuständigkeiten zu definieren.
So entstehen keine Lücken und Bewerbende spüren: Hier ist jemand verlässlich erreichbar, hier läuft es rund.
💡 Übrigens: Klare Zuständigkeiten allein reichen nicht aus. Ein erfolgreicher Prozess braucht auch feste Abläufe, etwa für Bewerbungssichtung, Gespräche und Rückmeldungen. Unternehmen, die hier mit festen Routinen arbeiten, laden schneller ein, treffen zügiger Entscheidungen und stellen häufiger ein. Das wirkt nicht nur professionell, sondern spart auch Zeit im Alltag.
PowerUs-Tipp:
Sorgen Sie im Team für klare Rollenverteilung, feste Zeitfenster und dokumentieren Sie alles direkt im Bewerberprofil. So bleibt Ihr Prozess schlank, nachvollziehbar und schnell, auch wenn jemand im Urlaub ist.
4. Automatisieren und optimieren – mit Vorlagen Zeit sparen, Qualität sichern
Wer einmal klare Zuständigkeiten und feste Abläufe definiert hat, stellt schnell fest: Die eigentliche Zeitersparnis liegt oft in den kleinen Dingen. Zum Beispiel in der Art, wie Rückmeldungen formuliert und Gespräche koordiniert werden.
Viele Unternehmen, die mit PowerUs arbeiten, nutzen Textvorlagen – zum Beispiel für die erste Rückmeldung, Terminvorschläge oder eine freundliche Absage. Das sorgt für einen einheitlichen Ablauf, spart Zeit und macht den Prozess für alle Beteiligten einfacher.
Das Beste daran: Gute Vorlagen lassen sich mit wenigen Handgriffen personalisieren. So bleibt die Kommunikation individuell, aber deutlich entspannter im Alltag.
PowerUs-Tipp:
Legen Sie Ihre wichtigsten Formulierungen einmal sauber an – direkt im Bewerberprofil oder in Ihrem Mailprogramm. Unser Team unterstützt Sie gern dabei, daraus praxistaugliche Vorlagen zu machen, die Zeit sparen und professionell wirken.
5. Erfolge messen – Bewerbungen, Gespräche, Einstellungen
Wenn Kommunikation und Abläufe stimmen, zeigt sich das oft schnell in der Praxis. Bewerbungen kommen rein, Gespräche finden statt, Einstellungen folgen. Um den Recruiting-Erfolg aber wirklich bewerten und gezielt verbessern zu können, lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf konkrete Zahlen. Besonders aufschlussreich sind dabei drei Werte:
➡️ Wie viele Bewerbungen erreichen Sie?
➡️ Wie viele davon führen zu Gesprächen?
➡️ Und wie oft wird am Ende wirklich eingestellt?
Diese Kennzahlen helfen dabei, Engpässe im Prozess zu erkennen – zum Beispiel, wenn viele Bewerbungen eingehen, aber nur wenige Gespräche stattfinden. Oder wenn nach Gesprächen kaum Einstellungen folgen. Wer das frühzeitig sieht, kann gezielt nachsteuern: schneller reagieren, Gesprächsabläufe anpassen oder Stellenanzeigen schärfen.
PowerUs-Tipp:
Unser Vergleichsreport zeigt Ihnen, wie Ihre Werte im Marktvergleich abschneiden – zum Beispiel bei Reaktionszeiten, Interviewquoten und Abschlussraten. Das hilft, den eigenen Prozess realistisch einzuordnen und an den richtigen Stellen weiterzuentwickeln.
Fazit:
Schnelligkeit, Klarheit und Struktur – wer diese drei Dinge im Recruiting verankert, macht den Unterschied. Nicht irgendwann, sondern genau dann, wenn eine Bewerbung eingeht.
Mit PowerUs haben Sie die Tools, die Prozesse und die Insights, um genau hier besser zu werden: schneller zu reagieren, verbindlicher zu kommunizieren und mehr Fachkräfte für Ihr Team zu gewinnen.
Jetzt ist der Moment, an dem aus einer Bewerbung eine Einstellung wird!
